RI&E controle Arbeidsinspectie: zo bereidt u zich voor
Pjotr Leijdekkers Door Pjotr Leijdekkers
6 min leestijd

Bij een RI&E-controle kijkt de Arbeidsinspectie niet alleen of u een RI&E heeft. De inspecteur wil vooral zien of die actueel, volledig en passend is bij de echte risico’s in uw bedrijf. Een controle kan beginnen met een documentverzoek of met een bezoek op locatie. In beide gevallen moet u snel uw RI&E, Plan van Aanpak en bewijs van uitvoering kunnen tonen. Wie papier en praktijk nu op elkaar controleert, verkleint de kans op hersteltermijnen, boetes en stillegging. Voor een concreet beeld van het controleproces en de aandachtspunten tijdens het bezoek: Wat kun je verwachten bij een controle door de Arbeidsinspectie.

Inhoudsopgave

  1. 1Hier kijkt de inspecteur naar
  2. 2Wat een inspectieklare RI&E minimaal moet bevatten
  3. 3Deze documenten wilt u direct kunnen laten zien
  4. 4Wanneer u moet laten toetsen en wanneer u zelf kunt starten
  5. 5Hier gaat het in de praktijk mis

Belangrijkste punten

  • Houd RI&E, Plan van Aanpak en bewijs van uitvoering direct beschikbaar en in lijn met de praktijk.
  • Maak de RI&E actueel, volledig en bedrijfsspecifiek; neem alle relevante risico’s systematisch mee.
  • Leg per maatregel in het Plan van Aanpak eigenaar, termijn, prioriteit en status vast.
  • Centraliseer kernstukken en registraties (instructies, keuringen, BHV, incidenten) voor snelle aanlevering.
  • Toetsing is vaak verplicht; ken de uitzonderingen en werk hiaten direct bij om boetes of stillegging te voorkomen.

Hier kijkt de inspecteur naar

Een belangrijke vraag van een inspecteur is simpel: klopt uw RI&E met het werk dat mensen vandaag echt doen? Daarbij wordt gekeken of de inventarisatie actueel is, of alle relevante risico’s zijn opgenomen en of de uitwerking geloofwaardig is voor uw functies, middelen en werkwijze. Net zo belangrijk is het Plan van Aanpak. Daarin staan de te nemen maatregelen, de termijn waarbinnen ze worden uitgevoerd en wie ervoor verantwoordelijk is. Prioriteit en aantoonbare opvolging zijn nuttige aanvullingen. Vervolgens vergelijkt de inspecteur het dossier met de praktijk op de werkvloer. Een nette map helpt dus alleen als medewerkers ook volgens die afspraken werken. Zorg dat ook digitale versies ordelijk beschikbaar zijn, niet verspreid over mailboxen of losse mappen, zodat u tijdig kunt reageren op een informatieverzoek of inspectiebezoek. Meer over de relatie tussen inspectie-eisen en de verplichte toetsing leest u in Arbeidsinspectie en RI&E-toetsing: wat moet je weten.

Wat een inspectieklare RI&E minimaal moet bevatten

Onderdeel Wat erin moet staan
Risico-inventarisatie Risico’s per activiteit, functie of werkplek, met aandacht voor wie eraan wordt blootgesteld en onder welke omstandigheden.
Bestaande en resterende risico’s Welke maatregelen al aanwezig zijn, wat die afdekken en welke risico’s daarna nog overblijven.
Plan van Aanpak De te nemen maatregelen, de termijn waarbinnen ze worden uitgevoerd en wie ervoor verantwoordelijk is; prioriteit en zichtbare voortgang kunnen als aanvulling helpen.
Aanvullend onderzoek Waar nodig extra onderzoek of metingen, bijvoorbeeld bij gevaarlijke stoffen, geluid, trillingen, fysieke belasting of psychosociale arbeidsbelasting.
Bedrijfsspecifieke uitwerking Geen algemene invuloefening, maar een uitwerking die aantoonbaar past bij uw eigen processen, mensen en middelen.

Deze documenten wilt u direct kunnen laten zien

Leg deze documenten centraal en direct toegankelijk vast (zie: Documenten die je nodig hebt voor de RI&E-toetsing):

  • De actuele RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak.
  • Bewijs dat maatregelen zijn uitgevoerd, aangepast of nog openstaan.
  • Registraties van instructie, voorlichting en eventuele toolboxen.
  • Voor zover van toepassing, keurings- en inspectiebewijzen van arbeidsmiddelen, machines of installaties.
  • BHV-gegevens, noodorganisatie en de wettelijk vereiste ongevallenregistratie.
  • Bij werkzaamheden met gevaarlijke stoffen: relevante VIB/SDS en risico-informatie, plus basisgegevens over personeel, functies of afdelingen voor snelle digitale aanlevering na een brief of documentverzoek.

Wanneer u moet laten toetsen en wanneer u zelf kunt starten

Een controle door de Arbeidsinspectie is iets anders dan het opstellen of laten maken van een RI&E. Als werkgever bent u in principe verplicht een RI&E te hebben zodra u personeel in dienst heeft. Toetsing is in beginsel verplicht. Uitzonderingen gelden onder meer voor bedrijven met maximaal 25 medewerkers die een erkende branche-RI&E gebruiken, vrijwilligersorganisaties met uitsluitend vrijwilligers en organisaties met maximaal 40 uur betaald werk per week. Zelf starten kan met een passend instrument. Actualiseer de RI&E zo vaak als nodig is, bijvoorbeeld bij gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden, een nieuwe machine of grondstof, nieuwe gezondheidsinzichten of een verhuizing. Beoordeel bij groei of krimp of daardoor risico’s, functies of werkomstandigheden veranderen. Met de online RI&E-tool van rie-nl kunt u een RI&E en Plan van Aanpak opstellen.

Hier gaat het in de praktijk mis

  • Er is geen RI&E, of de versie is aantoonbaar verouderd.
  • De RI&E is te algemeen en mist de echte risico’s van het dagelijkse werk.
  • Nieuwe machines, stoffen, werkplekken of processen zijn niet verwerkt.
  • Het Plan van Aanpak bevat wel acties, maar geen eigenaar of deadline.
  • Medewerkers hebben onvoldoende instructie gekregen, of registratie daarvan ontbreekt.
  • Beschermingsmaatregelen, machineveiligheid, PBM of noodorganisatie zijn niet op orde.
  • Sectorspecifieke risico’s ontbreken, terwijl inspecteurs juist beoordelen of medewerkers in de praktijk veilig kunnen werken.

Uw RI&E in 6 checks inspectieklaar maken

Gebruik deze checklist om gaten op te sporen én direct op te lossen. Voor een stap-voor-stap overzicht: Checklist voor een succesvolle RI&E-toetsing.

  1. Controleer of uw RI&E nog past bij de huidige functies, locaties, machines, stoffen en werkwijze.
  2. Loop per risico na welke maatregel al bestaat en welk restrisico nog aandacht vraagt.
  3. Open het Plan van Aanpak en check of elke actie een verantwoordelijke en termijn heeft; prioriteit en status helpen om opvolging zichtbaar te maken. Zie ook Plan van aanpak: uitvoeren en bijwerken.
  4. Doe een werkplekrondgang en vergelijk papier met de praktijk: afscherming, instructies, PBM, routes en noodvoorzieningen.
  5. Wijs één aanspreekpunt aan, brief leidinggevenden en zorg dat alle documenten centraal en snel toegankelijk zijn.
  6. Werk gevonden hiaten echt bij: vul aan, actualiseer, verzamel bewijs en laat waar nodig toetsen of deskundig meekijken.

Als er iets ontbreekt: dit zijn de gevolgen

Ontbreekt er iets, dan kiest de Arbeidsinspectie het handhavingsinstrument op basis van de overtreding en de omstandigheden. Bij een ontbrekende RI&E of een ontbrekend Plan van Aanpak kan direct een boete volgen (zie: Boetes bij het ontbreken van een RI&E); bij onvolledige stukken of een niet-opgevolgd informatieverzoek kan zij eerst aanvullende gegevens vorderen. Stillegging van werkzaamheden is mogelijk bij ernstig gevaar voor veiligheid of gezondheid, of onder voorwaarden als preventieve stillegging bij ernstige of herhaalde overtredingen. Hoe zwaar de maatregel is, hangt af van het risico, de ernst van de situatie en of dezelfde tekortkoming eerder al is geconstateerd. Daarbovenop kunt u te maken krijgen met herinspectie en extra administratieve opvolging. Verwerk een inspectierapport daarom altijd direct in een bijgewerkte RI&E en Plan van Aanpak.

Uw rechten en plichten tijdens een bezoek

  • Een inspecteur kan aangekondigd of onaangekondigd langskomen en de werkplek bekijken zoals die op dat moment echt wordt gebruikt.
  • De inspecteur kan documenten opvragen, zoals uw RI&E, Plan van Aanpak, registraties van instructie, incidenten, BHV en keuringen.
  • Ook de feitelijke situatie telt mee: machines, arbeidsmiddelen, opslag, beschermingsmaatregelen, noodvoorzieningen en werkmethoden kunnen ter plaatse worden beoordeeld.
  • De inspecteur mag vragen stellen aan u, leidinggevenden en medewerkers. U moet meewerken en gesprekken met werknemers mogelijk maken.
  • Waar dat nodig is voor de beoordeling, kan de inspecteur bevindingen vastleggen of aanvullende informatie vragen. Zorg daarom dat u feitelijk en volledig antwoord geeft.
  • Als werkgever heeft u een medewerkingsplicht. Dat betekent onder meer toegang geven, informatie verstrekken en gevraagde stukken binnen de gestelde termijn beschikbaar maken.
  • Tegelijk is het verstandig om intern één contactpersoon te laten coördineren, zodat u steeds de juiste en meest actuele versie van documenten overlegt.
  • Bij een boete ontvangt u een kopie van het boeterapport, kunt u een zienswijze indienen en tegen de boetebeschikking binnen zes weken bezwaar maken; daarna zijn beroep en hoger beroep mogelijk. Tegen een vordering tot informatieverstrekking staat geen bezwaar open.
  • Noteer daarom altijd wat precies is opgevraagd, wat is geconstateerd en welke termijnen zijn genoemd. Dat helpt bij herstel, opvolging en eventuele reactie op het rapport.

Gerelateerde artikelen

Pjotr Leijdekkers

Pjotr Leijdekkers

Eigenaar · RIE Nederland

Pjotr Leijdekkers is ondernemer en eigenaar van RIE-NL, ontstaan vanuit de overtuiging dat veel bedrijven worstelen met de complexiteit, kosten en tijdsinvestering van een RI&E. Hij zag dat traditionele RI&E-trajecten vaak onnodig ingewikkeld en duur zijn, waardoor ondernemers het uitstellen of als last ervaren.

Met RIE-NL speelt Pjotr in op deze uitdaging door een goedkope, snelle en eenvoudige digitale RI&E aan te bieden voor bedrijven in Nederland. De aanpak is gebaseerd op een heldere vragenlijst zonder ingewikkeld gedoe en levert automatisch een Plan van Aanpak op. Zo helpt RIE-NL ondernemers om eenvoudig te voldoen aan wet- en regelgeving, zonder dat het hun dagelijkse bedrijfsvoering in de weg zit.