Arbeidsinspectie controle RI&E

Heb je een brief ontvangen of wil je zeker weten of jouw RI&E op orde is voordat de Arbeidsinspectie controleert? Dan is het belangrijk om te weten wat er precies wordt gevraagd, welke documenten verplicht zijn en waar bedrijven in de praktijk op vastlopen. Bij een arbeidsinspectie controle RI&E draait het in de kern om twee documenten: de RI&E zelf en het bijbehorende Plan van Aanpak. Ontbreken die, zijn ze niet actueel of missen essentiële onderdelen, dan kan dat gevolgen hebben.

Op deze pagina lees je wat de Nederlandse Arbeidsinspectie controleert, wanneer toetsing van een RI&E verplicht is, wat de boete voor het ontbreken van een RI&E kan zijn en hoe je voorkomt dat je pas in actie komt als het al te laat is.

Wat controleert de Arbeidsinspectie bij een RI&E?

De Arbeidsinspectie controleert of je als werkgever beschikt over een geldige Risico-Inventarisatie en -Evaluatie en een Plan van Aanpak. Daarmee wil de inspectie vaststellen of arbeidsrisico’s binnen je organisatie in kaart zijn gebracht en of je ook daadwerkelijk maatregelen hebt gepland om die risico’s te beperken.

Bij een controle wordt meestal gekeken naar de aanwezigheid en volledigheid van de verplichte documenten. Denk aan de vraag of de RI&E aansluit op de feitelijke werkzaamheden binnen het bedrijf, of de belangrijkste risico’s zijn opgenomen en of het Plan van Aanpak concreet beschrijft welke acties worden genomen, door wie en binnen welke termijn.

De controle van de RI&E is dus niet alleen een administratieve formaliteit. De inspectie wil zien dat je structureel aandacht hebt voor gezond en veilig werken en dat risico’s niet alleen op papier staan, maar ook worden opgevolgd.

Wil je zeker weten wat de wet precies vereist? Lees: Is een RI&E wettelijk verplicht?

Welke documenten moet je kunnen overleggen?

Bij een arbeidsinspectie controle RI&E moet je in elk geval deze documenten kunnen overleggen:

• RI&E – het document waarin de gezondheids- en veiligheidsrisico’s binnen je bedrijf zijn geïnventariseerd en beoordeeld.
• Plan van Aanpak – het verplichte onderdeel van de RI&E waarin staat welke maatregelen je neemt om die risico’s te beheersen, inclusief planning en prioriteiten.
• Toetsing van de RI&E – als jouw situatie daarom vraagt, moet ook blijken dat de RI&E is getoetst door een bevoegde kerndeskundige.

De RI&E moet bovendien aansluiten op de actuele situatie binnen het bedrijf. Veranderen de organisatie, werkzaamheden, machines of personeelsomvang, dan moet de RI&E zo nodig worden bijgewerkt.

Wat is een RI&E precies?

Een RI&E is de afkorting van Risico-Inventarisatie en -Evaluatie. In dit document leg je vast welke risico’s medewerkers lopen tijdens hun werk. Dat kunnen fysieke risico’s zijn, zoals werken met machines, gevaarlijke stoffen of tillen, maar ook psychosociale risico’s, zoals werkdruk, agressie of ongewenst gedrag.

De RI&E brengt niet alleen in beeld welke risico’s er zijn, maar beoordeelt ook hoe groot die risico’s zijn. Daarbij kijk je bijvoorbeeld naar de kans dat iets gebeurt, de ernst van de mogelijke gevolgen en hoe vaak medewerkers eraan worden blootgesteld. Op basis daarvan bepaal je welke risico’s prioriteit hebben.

De RI&E vormt daarmee de basis voor veilig en gezond werken. Zonder goede inventarisatie is het lastig om gericht maatregelen te nemen of bij een controle aan te tonen dat je als werkgever je verantwoordelijkheid serieus neemt.

Waarom hoort een Plan van Aanpak altijd bij de RI&E?

De RI&E en het Plan van Aanpak horen onlosmakelijk bij elkaar. De RI&E laat zien welke risico’s er zijn, het Plan van Aanpak beschrijft wat je eraan doet. Heb je alleen een inventarisatie zonder concrete vervolgacties, dan is je documentatie niet compleet.

In een goed Plan van Aanpak staat in ieder geval:

• welke maatregelen worden genomen;
• welke risico’s prioriteit hebben;
• wie verantwoordelijk is voor de uitvoering;
• binnen welke termijn acties worden afgerond.

Juist dit onderdeel is belangrijk bij controle. De Arbeidsinspectie wil niet alleen zien dat risico’s zijn benoemd, maar ook dat er een aantoonbare aanpak ligt.

Is het toetsen van een RI&E verplicht?

Een veelgestelde vraag is: is het toetsen van een RI&E verplicht? Het korte antwoord is: in veel gevallen wel, maar niet altijd. Of toetsing verplicht is, hangt af van de grootte van je organisatie en van het type RI&E dat je gebruikt.

Stel je zelf een RI&E op en heb je meer dan 25 medewerkers, dan moet deze doorgaans worden getoetst door een gecertificeerde kerndeskundige. Werk je met een erkend branche-instrument en heb je 25 of minder medewerkers, dan geldt in veel situaties een uitzondering op die toetsingsplicht.

Omdat uitzonderingen afhankelijk zijn van je organisatievorm en werksituatie, is het verstandig om dit niet op aannames te baseren. Zeker als je je wilt voorbereiden op een mogelijke controle, wil je kunnen aantonen dat je RI&E niet alleen aanwezig is, maar ook voldoet aan de eisen die voor jouw bedrijf gelden. Lees meer: Wanneer moet een RI&E worden getoetst?

Wie controleert de RI&E?

Als mensen zoeken op “wie controleert RI&E?”, bedoelen ze meestal twee verschillende dingen. Enerzijds gaat het om de inhoudelijke toetsing van de RI&E door een deskundige, anderzijds om het toezicht door de Nederlandse Arbeidsinspectie.

• Arbeidsinspectie – controleert of je als werkgever beschikt over de verplichte RI&E en het Plan van Aanpak en of deze aanwezig en voldoende compleet zijn.
• Gecertificeerde kerndeskundige – toetst de RI&E wanneer dat wettelijk verplicht is voor jouw organisatie.

Die rollen moet je dus niet door elkaar halen. De kerndeskundige helpt bij de formele toetsing van het document. De Arbeidsinspectie houdt toezicht op naleving van de wet en kan handhavend optreden als de verplichte stukken ontbreken of onvoldoende zijn.

Wanneer loopt een bedrijf risico bij een controle?

Bedrijven lopen vooral risico als zij denken dat een oude RI&E nog steeds volstaat. In de praktijk ontstaan problemen vaak in deze situaties:

• er is helemaal geen RI&E aanwezig;
• de RI&E is niet compleet omdat een Plan van Aanpak ontbreekt;
• de RI&E is niet bijgewerkt nadat de organisatie, werkzaamheden, machines of personeelsomvang zijn veranderd;
• de RI&E had getoetst moeten zijn, maar dat is niet gebeurd;
• de RI&E inventariseert niet alle relevante gezondheids- en veiligheidsrisico’s binnen het eigen bedrijf.

Juist mkb-bedrijven lopen hier regelmatig tegenaan. Niet omdat zij veiligheid onbelangrijk vinden, maar omdat de RI&E vaak een document is dat tussendoor moet worden geregeld. Daardoor blijft actualisatie liggen, terwijl de wettelijke verplichting gewoon blijft bestaan.

Wat gebeurt er als de RI&E ontbreekt of onvolledig is?

Als de Arbeidsinspectie vaststelt dat de RI&E of het Plan van Aanpak ontbreekt, kan dat leiden tot handhaving. Hoe dat precies verloopt, hangt af van de situatie en van wat er wel of niet is aangeleverd, maar in de basis geldt dat een werkgever verplicht is deze documenten beschikbaar te hebben.

Ontbreken essentiële onderdelen, dan kan eerst worden gevraagd om documenten aan te leveren of te herstellen. Als daar niet of onvoldoende aan wordt voldaan, kan verdere handhaving volgen. Bij ernstige of blijvende tekortkomingen kan dat uitmonden in een boete.

Belangrijk is dat je niet wacht tot er controle plaatsvindt. Een RI&E opstellen kost tijd, zeker als deze nog getoetst moet worden. Wie pas begint na een verzoek van de inspectie, komt vaak direct onder tijdsdruk te staan.

Wat is de boete voor het ontbreken van een RI&E?

De vraag “wat is de boete voor het ontbreken van een RI&E?” komt veel voor, en terecht. De financiële gevolgen kunnen aanzienlijk zijn. De exacte hoogte hangt af van de overtreding en de omvang van het bedrijf, maar het ontbreken van een RI&E of Plan van Aanpak kan leiden tot substantiële boetes.

Globaal geldt dat het ontbreken van een RI&E zwaarder weegt dan het ontbreken van een onderdeel dat later nog kan worden aangevuld. Ook het niet voldoen aan een vordering of het niet aanleveren van gevraagde documenten kan de situatie verergeren.

Wie boetes wil voorkomen, doet er dus goed aan om niet alleen documenten te hebben, maar ook te zorgen dat ze actueel, compleet en passend zijn voor de organisatie.

Lees alle details over sancties en bedragen in Boete bij geen RI&E.

Wat zijn de 4 stappen van de Arbeidsinspectie?

De formulering “wat zijn de 4 stappen van de Arbeidsinspectie?” wordt op verschillende manieren gebruikt, maar in de context van een RI&E-controle kun je het proces meestal praktisch zo begrijpen:

1. Verzoek of controle – de inspectie vraagt documenten op of controleert of de RI&E en het Plan van Aanpak aanwezig zijn.
2. Beoordeling – er wordt gekeken of de verplichte onderdelen aanwezig en voldoende compleet zijn.
3. Herstel of vordering – als stukken ontbreken of niet voldoen, kan vervolgactie worden verlangd.
4. Handhaving – als niet wordt voldaan aan de verplichtingen, kan een sanctie of boete volgen.

De exacte route kan per situatie verschillen, maar voor werkgevers is de kern simpel: zorg dat je documentatie vooraf op orde is, zodat je niet reactief hoeft te handelen onder toezicht van de inspectie.

Hoe bereid je je goed voor op een arbeidsinspectie controle RI&E?

Een goede voorbereiding voorkomt stress, vertraging en onnodig risico. Controleer daarom periodiek of jouw RI&E nog aansluit op de praktijk van vandaag en niet op die van een paar jaar geleden.

Gebruik deze Checklist voor een succesvolle RI&E‑toetsing:

• is er een actuele RI&E aanwezig;
• is er een compleet Plan van Aanpak gekoppeld aan de RI&E;
• sluiten de beschreven risico’s aan op de werkelijke werkzaamheden;
• zijn wijzigingen in personeel, processen, locatie of middelen verwerkt;
• is toetsing uitgevoerd als dat verplicht is;
• zijn de documenten direct beschikbaar als erom wordt gevraagd.

Voor veel mkb-bedrijven is een digitale aanpak handig, omdat documenten dan centraal beschikbaar blijven en eenvoudiger actueel te houden zijn. Dat verkleint de kans dat je bij een controle moet zoeken naar verouderde bestanden of incomplete versies.

Hulp nodig bij RI&E en Plan van Aanpak?

Wil je zeker weten dat je documentatie voldoet aan de eisen rond een arbeidsinspectie controle RI&E? RIE-NL helpt mkb-bedrijven met het opstellen van een RI&E en Plan van Aanpak, inclusief getoetste RI&E waar dat nodig is. Daarbij wordt gewerkt met een digitale oplossing, een vragenlijst en een portal waarin je documenten kunt downloaden en beheren.

Dat is vooral praktisch als je snel duidelijkheid wilt over je huidige situatie, geen tijd wilt verliezen aan onduidelijke eisen en wilt zorgen dat je officiële documentatie kunt overleggen wanneer de Arbeidsinspectie daarom vraagt. Ook voor jaarlijkse updates en het actueel houden van je RI&E is een gestructureerde aanpak belangrijk.

Wil je snel volledig compliant zijn? Bekijk ons aanbod: Getoetste RI&E inclusief plan van aanpak.

Veelgestelde vragen over Arbeidsinspectie controle RI&E

Is een RI&E verplicht voor elk bedrijf?

In de basis is iedere werkgever verplicht om een RI&E te hebben. De exacte uitwerking en toetsingsplicht kunnen verschillen, maar de verplichting zelf geldt breed voor organisaties met personeel.

Is alleen een RI&E genoeg?

Nee, bij de RI&E hoort ook een Plan van Aanpak. Zonder dat plan is de documentatie niet compleet, omdat je dan wel risico’s benoemt maar geen concrete maatregelen vastlegt.

Moet een RI&E elk jaar opnieuw worden gemaakt?

Niet per se volledig opnieuw, maar de RI&E moet wel actueel blijven. Verandert er iets in je bedrijf, werkzaamheden of risico’s, dan moet je de documenten bijwerken. Bekijk ook Hoe lang is een RI&E geldig?.

Wat als ik minder dan 25 medewerkers heb?

Dan kan in bepaalde situaties een erkende branche-RI&E worden gebruikt zonder verplichte toetsing. Of dat voor jouw organisatie geldt, hangt af van het instrument en je bedrijfsomvang.

Kan de Arbeidsinspectie ook controleren zonder dat er een ongeval is gebeurd?

Ja, een controle kan ook plaatsvinden zonder incident. De inspectie houdt toezicht op naleving van de Arbowet en kan dus ook preventief of thematisch controleren.

Wat is belangrijker: de RI&E of het Plan van Aanpak?

Beide zijn verplicht en vullen elkaar aan. De RI&E brengt risico’s in kaart, het Plan van Aanpak laat zien welke maatregelen je neemt. Zonder een van beide is het dossier niet compleet.