Een RI&E laten toetsen lijkt soms een laatste administratieve stap, maar juist daar gaan organisaties regelmatig de mist in. De meeste problemen ontstaan niet tijdens de toetsing zelf, maar al eerder: risico’s zijn niet compleet opgenomen, het Plan van Aanpak is te algemeen, de RI&E is niet meer actueel of er is onduidelijkheid over het moment van toetsing (wanneer moet een RI&E worden getoetst). Wie deze veelgemaakte fouten bij RI&E toetsing op tijd herkent, voorkomt afkeuring, herstelwerk en onnodige vertraging.
Op deze pagina lees je wat een toetsing RI&E precies is, wat de toetsingseisen voor een RI&E zijn en welke fouten werkgevers het vaakst maken. Ook krijg je praktische handvatten om je dossier beter voor te bereiden, of je nu zelf een RI&E opstelt of het proces deels uitbesteedt.
Wat gaat er in de praktijk het vaakst mis bij RI&E-toetsing?
De grootste misvatting is dat een toetsing vooral een controle op vorm is. In werkelijkheid kijkt een arbokerndeskundige of de RI&E inhoudelijk klopt, volledig is en of de maatregelen uit het Plan van Aanpak logisch en uitvoerbaar zijn. Een mooi document zonder goede onderbouwing schiet dus tekort.
Daarnaast verwarren veel werkgevers het opstellen van een RI&E met de toetsing ervan. De RI&E brengt risico’s in kaart, terwijl de toetsing beoordeelt of dat goed en volgens de regels is gebeurd. Juist in die overgang tussen opstellen en laten toetsen ontstaan fouten: onderdelen ontbreken, risico’s zijn te algemeen beschreven of wijzigingen in het bedrijf zijn nog niet verwerkt.
Wat is een toetsing RI&E?
Een toetsing RI&E is de inhoudelijke beoordeling van jouw risico-inventarisatie en evaluatie door een gecertificeerde kerndeskundige. Die deskundige controleert onder meer of alle relevante arbeidsrisico’s zijn meegenomen, of de beoordeling logisch is opgebouwd en of het Plan van Aanpak concreet genoeg is.
De uitkomst is meestal een toetsingsrapport of formele terugkoppeling met bevindingen. Soms is de RI&E direct akkoord, maar vaak zijn er nog aanvullingen of aanpassingen nodig. Een toetsing is dus geen formaliteit, maar een kwaliteitscontrole op de bruikbaarheid en volledigheid van het document.
Wanneer is toetsing van een RI&E verplicht?
Of toetsing verplicht is, hangt af van de omvang van je organisatie en de manier waarop de RI&E is opgesteld. In veel gevallen geldt dat werkgevers met meer dan 25 medewerkers hun RI&E moeten laten toetsen. Voor organisaties met 25 of minder werknemers kan een uitzondering gelden als zij een erkend branche-instrument gebruiken en aan de voorwaarden daarvan voldoen. Ook voor sommige vrijwilligersorganisaties en organisaties met in totaal maximaal 40 uur personeel per week gelden uitzonderingen.
Juist op dit punt worden veel fouten gemaakt. Werkgevers nemen soms ten onrechte aan dat toetsing niet nodig is, terwijl de gekozen methode of de bedrijfssituatie daar niet bij past. Andersom laten organisaties soms onnodig toetsen, terwijl een vrijstelling mogelijk was. Wie wil weten of toetsing verplicht is, moet dus niet alleen naar het aantal medewerkers kijken, maar ook naar het gebruikte RI&E-instrument en de actuele situatie van het bedrijf.
Veelgemaakte fouten bij RI&E-toetsing
1. Risico’s zijn te algemeen of onvolledig beschreven
Een veelvoorkomende fout is dat de RI&E alleen op hoofdlijnen risico’s benoemt. Dan staat er bijvoorbeeld dat er sprake is van fysieke belasting, werkdruk of machinegevaar, zonder uitwerking per functie, werkplek of taak. Voor een toetsende deskundige is dan onvoldoende duidelijk of de inventarisatie echt volledig is.
Ook specifieke risico’s worden vaak vergeten, zoals risico’s voor jongeren, zwangere medewerkers, alleenwerkers, tijdelijke krachten of medewerkers die met gevaarlijke stoffen werken. Daardoor ontstaat een te algemeen document dat op papier volledig lijkt, maar in de praktijk belangrijke onderdelen mist.
2. Het Plan van Aanpak is te vaag
Een RI&E zonder sterk Plan van Aanpak is een klassiek struikelblok. Maatregelen worden vaak te algemeen geformuleerd, zoals “extra aandacht voor veiligheid” of “werkdruk verbeteren”. Bij toetsing roept dat direct vragen op: wat wordt er precies gedaan en wanneer?
Een bruikbaar Plan van Aanpak beschrijft per maatregel duidelijk welke actie wordt genomen en binnen welke termijn. Zonder die concretisering is moeilijk te beoordelen of risico’s echt worden aangepakt. Dat maakt de kans op afkeuring of aanvullende vragen groter.
3. De RI&E is niet actueel meer
Veel werkgevers laten ooit een RI&E opstellen en gaan er daarna vanuit dat het document jarenlang geldig blijft. Dat is risicovol. Veranderingen in personeel, werkprocessen, machines, software, locaties of gebruikte middelen kunnen ertoe leiden dat de RI&E achterhaald is.
Bij de toetsing blijkt dan dat de beschreven situatie niet meer overeenkomt met de praktijk. Ook een verhuizing, reorganisatie, groei van het bedrijf of een incident kan aanleiding zijn om de RI&E te actualiseren. Een verouderde RI&E is een van de meest voorkomende redenen waarom een toetsing stroef verloopt.
4. Er is onvoldoende onderbouwing van keuzes en prioriteiten
Niet elk risico hoeft dezelfde prioriteit te krijgen, maar de afweging moet wel logisch zijn. Een fout die regelmatig voorkomt, is dat risico’s wel zijn genoemd maar niet goed zijn beoordeeld op ernst, kans en impact. Daardoor is niet duidelijk waarom het ene punt direct wordt opgepakt en het andere niet.
Voor een toetsende deskundige moet zichtbaar zijn hoe je tot de beoordeling bent gekomen. Als prioriteiten willekeurig lijken of niet aansluiten bij de praktijk, verliest de RI&E aan geloofwaardigheid. Zeker bij zwaardere veiligheids- of gezondheidsrisico’s valt dit snel op.
5. Medewerkers zijn niet of nauwelijks betrokken
Een RI&E die alleen achter een bureau is ingevuld, mist vaak belangrijke input van de werkvloer. Medewerkers zien in de praktijk waar knelpunten ontstaan, welke handelingen afwijken van procedures en welke risico’s dagelijks terugkomen. Zonder die input ontstaat sneller een papieren werkelijkheid.
Bij toetsing kan dit zichtbaar worden doordat risico’s niet herkenbaar zijn voor de dagelijkse praktijk of doordat maatregelen onvoldoende aansluiten op uitvoerend werk. Betrokkenheid van medewerkers vergroot niet alleen de kwaliteit van de RI&E, maar ook de uitvoerbaarheid van het Plan van Aanpak.
6. Onjuiste aanname dat je alles zelf kunt doen zonder controle
De vraag “Kan ik zelf een RI&E opstellen?” wordt vaak gesteld, en in veel situaties is het antwoord: ja, dat kan. Maar zelf opstellen betekent niet automatisch dat de inhoud ook sterk genoeg is voor een goede toetsing. Vooral bij complexere risico’s, meerdere functies of snel veranderende organisaties ontstaan snel hiaten.
De fout zit dus niet in het zelf opstellen op zich, maar in het overschatten van eigen kennis over arboverplichtingen, risico-inschatting en toetsingseisen. Wie intern weinig ervaring heeft met RI&E’s, doet er verstandig aan om tussentijds te laten meekijken of delen van het proces te laten begeleiden.
7. Verkeerde verwachting van de rol van de arbokerndeskundige
Sommige organisaties denken dat een arbokerndeskundige tijdens de toetsing de RI&E nog wel compleet maakt. Dat is meestal niet de bedoeling. De deskundige toetst in de eerste plaats of de aangeleverde RI&E voldoet, en niet of hij deze helemaal voor je opbouwt.
Als de basis niet op orde is, volgt vaak een rapport met opmerkingen en verbeterpunten. Dat kost extra tijd en soms extra kosten. Een goede voorbereiding voorkomt dat toetsing verandert in een hersteltraject.
Wat zijn de toetsingseisen voor een RI&E?
De exacte toetsingseisen voor een RI&E kunnen per situatie verschillen, maar in de kern kijkt een deskundige meestal naar dezelfde basispunten. Dit zijn de onderdelen waar de toetsing vaak op vastloopt:
- Volledigheid van de geïnventariseerde risico’s
- Actualiteit van de informatie en bedrijfssituatie
- Logische en onderbouwde risicobeoordeling
- Concreet en uitvoerbaar Plan van Aanpak
- Aandacht voor bijzondere groepen medewerkers
- Aansluiting op relevante wet- en regelgeving
- Herkenbaarheid van risico’s voor de praktijk op de werkvloer
Wie deze punten al vóór indiening controleert, verkleint de kans op opmerkingen tijdens de toetsing aanzienlijk.
Praktische checklist om fouten vóór de toetsing te voorkomen
- Controleer of alle functies, werkplekken en werkzaamheden zijn meegenomen
- Check of recente wijzigingen in processen, personeel of middelen zijn verwerkt
- Maak maatregelen concreet met wat er gebeurt en binnen welke termijn
- Betrek medewerkers of leidinggevenden bij de inventarisatie
- Onderbouw waarom risico’s hoog, middel of laag zijn ingeschaald
- Ga na of toetsing voor jouw organisatie verplicht is
- Gebruik een passend instrument of laat de RI&E vooraf inhoudelijk nalopen
Gebruik daarbij bijvoorbeeld een checklist voor een succesvolle RI&E-toetsing om belangrijke controlepunten niet over het hoofd te zien.
Hoe vaak moet RI&E getoetst worden?
Er is geen vaste wettelijke standaard die zegt dat een RI&E elke x jaar opnieuw getoetst moet worden. Wel moet de RI&E actueel blijven. Dat betekent dat je opnieuw moet kijken naar de inhoud zodra de organisatie, werkzaamheden of risico’s wezenlijk veranderen.
In de praktijk is het verstandig om de RI&E periodiek te evalueren en bij belangrijke wijzigingen direct te actualiseren. Denk aan nieuwe machines, andere werkprocessen, groei van het personeelsbestand, verhuizing, reorganisatie of een ernstig incident. Als een aangepaste RI&E weer toetsingsplichtig is, moet ook de toetsing opnieuw geregeld worden.
Zelf doen of hulp inschakelen?
Voor kleinere en overzichtelijke organisaties kan zelf opstellen prima werken, zeker met een passend instrument. Maar zodra risico’s complexer worden of er twijfel bestaat over de volledigheid, is ondersteuning vaak efficiënter dan achteraf corrigeren. Dat geldt extra wanneer je een toetsbare en actuele RI&E nodig hebt zonder veel intern uitzoekwerk.
RIE-NL helpt bedrijven in Nederland met het opstellen en uitbesteden van een complete RI&E met Plan van Aanpak, inclusief toetsing waar nodig. Daarbij ligt de nadruk op een praktische, digitale aanpak die organisaties helpt om hun RI&E toetsbaar, actueel en Arbowet-conform te regelen, bijvoorbeeld met een getoetste RI&E inclusief plan van aanpak.
Veelgestelde vragen over veelgemaakte fouten bij RI&E-toetsing
Wat gebeurt er als een RI&E bij toetsing wordt afgekeurd?
Dan ontvang je meestal een terugkoppeling met punten die moeten worden aangepast of aangevuld. Pas na verwerking daarvan kan de RI&E opnieuw worden beoordeeld. Afkeuring betekent dus vaak niet dat alles opnieuw moet, maar wel dat de huidige versie nog niet voldoende is.
Wat is het verschil tussen een RI&E en de toetsing daarvan?
De RI&E is het document waarin je arbeidsrisico’s inventariseert en beoordeelt. De toetsing is de controle door een arbokerndeskundige of die inventarisatie volledig, juist en bruikbaar is. Het zijn dus twee verschillende stappen in hetzelfde proces.
Kan een kleine werkgever fouten bij toetsing ook krijgen?
Ja. Ook als toetsing niet altijd verplicht is, kan de inhoud van de RI&E nog steeds onvolledig of onpraktisch zijn. Een vrijstelling van toetsing betekent niet automatisch dat de kwaliteit van de RI&E voldoende is.
Welke fout kost meestal de meeste tijd om te herstellen?
Een onvolledige RI&E kost vaak de meeste tijd, omdat ontbrekende risico’s alsnog geïnventariseerd en beoordeeld moeten worden. Ook een zwak Plan van Aanpak zorgt geregeld voor extra herstelwerk, omdat maatregelen dan opnieuw concreet moeten worden uitgewerkt.
Wanneer is extra hulp bij een RI&E verstandig?
Dat is verstandig bij meerdere functies, zwaardere veiligheidsrisico’s, snelle groei, wijzigingen in processen of wanneer je intern weinig ervaring hebt met RI&E’s. Ook als je eerder opmerkingen kreeg tijdens een toetsing, is begeleiding vaak zinvol. In zo’n traject helpt ook inzicht in juiste volgorde van een RI&E uitvoeren en wat te verwachten bij een Arbeidsinspectie-controle op de RI&E.