Voorbereiden op RI&E

Een goede voorbereiding op RI&E bespaart tijd, voorkomt onduidelijkheid en zorgt voor een bruikbaar rapport met een concreet Plan van Aanpak. Voor werkgevers en mkb-bedrijven is dat belangrijk, want een RI&E is in veel gevallen verplicht en vormt de basis om arbeidsrisico’s echt aan te pakken. Wie vooraf de juiste informatie verzamelt, risico’s scherp in beeld brengt en intern afstemt wie waarvoor verantwoordelijk is, maakt het opstellen van de RI&E een stuk eenvoudiger.

Of je nu zelf wilt weten hoe je je kunt voorbereiden op RI&E of een specialist inschakelt: de voorbereiding draait om dezelfde kern. Je verzamelt bedrijfsinformatie, brengt werkzaamheden en risico’s in kaart, kijkt welke documenten al aanwezig zijn en zorgt dat duidelijk is welke maatregelen al lopen of nog nodig zijn. Hieronder lees je stap voor stap wat er komt kijken bij voorbereiden op RI&E.

Wat betekent voorbereiden op een RI&E precies?

Voorbereiden op een RI&E betekent dat je vóór het opstellen van de risico-inventarisatie en -evaluatie alle relevante informatie ordent die nodig is om risico’s goed te beoordelen. Het gaat dus niet alleen om een lijstje met gevaren, maar ook om inzicht in je organisatie, werkzaamheden, werkplekken, gebruikte middelen en bestaande beheersmaatregelen.

Een goede voorbereiding helpt om sneller tot een volledige RI&E te komen. Je voorkomt dat belangrijke risico’s worden gemist, dat documenten ontbreken of dat het Plan van Aanpak te algemeen blijft. Zeker bij bedrijven met meerdere functies, wisselende werkplekken of fysieke belasting is die voorbereiding essentieel.

In de praktijk bestaat voorbereiden op RI&E vaak uit het verzamelen van basisgegevens, het invullen van een vragenlijst, het bespreken van knelpunten en het aanleveren van bestaande arbo-informatie. Werk je met een externe partij, dan is dit meestal ook de fase waarin duidelijk wordt of toetsing nodig is en welke route het beste past bij jouw organisatie.

Welke informatie moet je vooraf verzamelen?

De meeste vertraging bij een RI&E ontstaat doordat informatie verspreid staat of pas laat boven tafel komt. Begin daarom met het verzamelen van de gegevens die direct nodig zijn om risico’s te inventariseren en te beoordelen.

Basisgegevens van je organisatie

• Aantal medewerkers
• Soort werkzaamheden binnen het bedrijf
• Aantal vestigingen of werkplekken
• Functies en taakverdeling
• Gebruik van machines, voertuigen of arbeidsmiddelen
• Werktijden, ploegendiensten of alleen dagdiensten
• Inzet van tijdelijke krachten, stagiairs of ingehuurd personeel

Bestaande arbo- en veiligheidsdocumenten

• Eerdere RI&E en bestaand Plan van Aanpak
• Verzuimbeleid of arbobeleid
• BHV-plan en ontruimingsinformatie
• Instructies voor veilig werken
• Registratie van incidenten, ongevallen of bijna-ongevallen
• Overzicht van gevaarlijke stoffen en veiligheidsbladen
• Onderhouds- of keuringsgegevens van machines en middelen

Praktische informatie van de werkvloer

• Waar medewerkers in de praktijk tegenaan lopen
• Bekende knelpunten rond werkdruk, fysieke belasting of veiligheid
• Situaties waarin beschermingsmiddelen nodig zijn
• Werkzaamheden met verhoogd risico, zoals tillen, snijden, rijden of werken op hoogte

Wat moet er allemaal in beeld zijn voordat de RI&E start?

Wie zich goed wil voorbereiden op RI&E, moet verder kijken dan alleen zichtbare veiligheidsrisico’s. Een volledige RI&E kijkt naar meerdere risicogebieden. Dat sluit ook aan op wat de Arbeidsinspectie verwacht: een complete inventarisatie van de risico’s die in jouw bedrijf kunnen spelen. Controleer daarbij de eisen waar een RI&E aan moet voldoen.

Veiligheidsrisico’s

• Machineveiligheid
• Gevaar op uitglijden, struikelen of vallen
• Elektrische veiligheid
• Intern transport en verkeersroutes
• Gebruik van gereedschap en arbeidsmiddelen

Gezondheidsrisico’s

• Blootstelling aan stoffen, dampen of stof
• Geluid, trillingen of slechte ventilatie
• Fysieke belasting en repetitieve handelingen
• Beeldschermwerk en ergonomie
• Biologische risico’s als die relevant zijn

Psychosociale arbeidsbelasting

• Werkdruk
• Ongewenst gedrag
• Stress
• Taakonduidelijkheid
• Gebrek aan herstelmomenten

Organisatie en procedures

• Is er een preventiemedewerker aangewezen?
• Zijn instructies duidelijk en actueel?
• Weten medewerkers wat ze moeten doen bij incidenten?
• Worden nieuwe medewerkers goed ingewerkt?
• Is vastgelegd wie maatregelen opvolgt?

Stappenplan voor het voorbereiden op RI&E

Wie zoekt op voorbereiden op RI&E wil meestal weten: waar begin ik? Met onderstaand stappenplan voor de RI&E leg je een praktische basis, zodat het opstellen van de RI&E sneller en vollediger verloopt.

1. Bepaal de scope van de RI&E

Breng eerst in kaart welke onderdelen van het bedrijf onder de RI&E vallen. Denk aan vestigingen, afdelingen, functies en bijzondere werkzaamheden. Zo voorkom je dat bepaalde werkplekken buiten beeld blijven.

2. Verzamel bestaande documenten en registraties

Zoek eerdere RI&E-documenten, instructies, incidentregistraties, verzuimgegevens en onderhoudsinformatie bij elkaar. Dit geeft direct inzicht in bekende risico’s en openstaande maatregelen.

3. Inventariseer werkzaamheden en risicomomenten

Kijk per functie of werkproces welke risico’s aanwezig zijn. Let daarbij niet alleen op dagelijkse werkzaamheden, maar ook op uitzonderingssituaties zoals storingen, schoonmaak, laden en lossen of werken buiten reguliere uren.

4. Betrek de juiste personen

Een RI&E wordt sterker als kennis van de werkvloer wordt meegenomen. Betrek daarom leidinggevenden, de preventiemedewerker en medewerkers die de werkzaamheden dagelijks uitvoeren. Zij zien vaak risico’s die op papier minder zichtbaar zijn.

5. Breng bestaande maatregelen in kaart

Noteer welke maatregelen al aanwezig zijn, zoals afscherming, instructies, persoonlijke beschermingsmiddelen, tilhulpen of vaste werkafspraken. Daarmee kun je later beter beoordelen welke aanvullende acties nog nodig zijn.

6. Bereid het Plan van Aanpak alvast inhoudelijk voor

Een RI&E moet een Plan van Aanpak bevatten. Denk daarom vooraf al na over prioriteiten, verantwoordelijken, planning en budget. Dat maakt het makkelijker om van inventarisatie naar uitvoering te gaan.

Voorbereiden op RI&E met een checklist

Onderstaande RI&E checklist helpt om snel te controleren of je klaar bent om de RI&E op te stellen of aan te leveren aan een specialist.

• Bedrijfsgegevens zijn compleet
• Aantal medewerkers is bekend
• Functies en werkzaamheden zijn beschreven
• Werkplekken en afdelingen zijn in beeld
• Bestaande RI&E of eerdere versies zijn verzameld
• Incidenten en bijna-ongevallen zijn nagekeken
• BHV en noodprocedures zijn beschikbaar
• Instructies en veiligheidsafspraken zijn verzameld
• Bekende risico’s per werkproces zijn genoteerd
• Bestaande maatregelen zijn vastgelegd
• Duidelijk is wie intern aanspreekpunt is
• Bekend is of toetsing nodig kan zijn

Wanneer moet je extra letten op toetsing?

Bij voorbereiden op RI&E is het slim om meteen te kijken of de RI&E later getoetst moet worden. Dat voorkomt dat je een traject opstart dat achteraf niet aan de voorwaarden voldoet. In veel gevallen hangt dit af van het aantal medewerkers in FTE en van het instrument dat wordt gebruikt. Oriënteer je tijdig met het overzicht van RI&E-instrumenten.

Werkgevers met meer dan 25 medewerkers (FTE) moeten rekening houden met toetsing door een gecertificeerde kerndeskundige. Bij 25 of minder medewerkers is toetsing niet verplicht als gebruik wordt gemaakt van een erkend branche-instrument. De exacte situatie moet altijd aansluiten op de kenmerken van jouw organisatie en de gekozen aanpak.

Juist daarom hoort toetsing al thuis in de voorbereidende fase. Als je dit vooraf weet, kun je documenten direct compleet aanleveren en voorkom je herstelwerk achteraf.

Welke fouten vertragen de voorbereiding op een RI&E?

Veel bedrijven willen snel starten, maar verliezen tijd door onvolledige voorbereiding. Dit zijn de meest voorkomende fouten:

• Alleen kijken naar fysieke veiligheid en psychosociale risico’s vergeten
• Geen onderscheid maken tussen functies en werkprocessen
• Oude documenten gebruiken zonder actualisatie
• Incidenten of bijna-ongevallen niet meenemen
• Medewerkers van de werkvloer niet betrekken
• Wel risico’s noteren, maar bestaande maatregelen niet vastleggen
• Pas na afronding nadenken over het Plan van Aanpak

Wie deze fouten voorkomt, maakt de RI&E niet alleen sneller, maar ook bruikbaarder voor de dagelijkse praktijk.

Zelf voorbereiden of uitbesteden?

Je kunt een groot deel van de voorbereiding op RI&E prima zelf doen, zeker het verzamelen van gegevens en het in kaart brengen van werkzaamheden. Dat is vaak ook de snelste route, omdat de informatie intern al beschikbaar is. Tegelijk kost het ordenen, beoordelen en uitwerken van risico’s tijd, en niet ieder bedrijf heeft daar de capaciteit voor.

Voor mkb-bedrijven is een praktische aanpak vaak het meest efficiënt: je levert de benodigde bedrijfsinformatie aan, vult een duidelijke RI&E vragenlijst in en laat de RI&E en het Plan van Aanpak verder uitwerken. Zo houd je grip op de inhoud, zonder dat het hele traject intern blijft liggen.

Bij een digitale RI&E-aanpak is dat vaak nog eenvoudiger. Documenten, vragenlijsten en updates staan overzichtelijk bij elkaar, waardoor ook actualiseren later minder werk kost.

Waarom een goede voorbereiding ook helpt bij actualisatie

Een RI&E is geen document dat je één keer maakt en daarna laat liggen. Verandert er iets in personeel, werkprocessen, machines, locaties of wetgeving, dan moet je beoordelen of actualisatie nodig is. Een goede voorbereiding vandaag maakt dat proces later veel eenvoudiger.

Als bedrijfsgegevens, risico’s en maatregelen vanaf het begin logisch zijn vastgelegd, kun je sneller bijwerken wat er verandert. Dat is vooral handig voor groeiende bedrijven of organisaties met regelmatig nieuwe werkzaamheden. Voorbereiden op RI&E is dus niet alleen een startfase, maar ook de basis voor blijvende grip op arbo en veiligheid.

Veelgestelde vragen over voorbereiden op RI&E

Wat is het stappenplan voor het maken van een RI&E?

In de kern bestaat het proces uit vijf onderdelen: risico’s inventariseren, risico’s beoordelen, maatregelen bepalen, een Plan van Aanpak opstellen en de uitvoering bewaken. Voorbereiden op RI&E gaat over alles wat je vóór deze stappen regelt, zoals documenten verzamelen, werkzaamheden in kaart brengen en interne verantwoordelijkheden afstemmen.

Wat zijn de 5 stappen van een risicoanalyse?

De bekende opbouw is: gevaren herkennen, bepalen wie risico loopt, risico’s inschatten, maatregelen vastleggen en de aanpak periodiek herzien. In een RI&E komt dat terug in de inventarisatie, evaluatie en opvolging via het Plan van Aanpak.

Wat moet er allemaal in een RI&E staan?

Een RI&E bevat de risico’s binnen het bedrijf, een beoordeling van die risico’s en een Plan van Aanpak met concrete maatregelen. Afhankelijk van het bedrijf gaat het onder meer om veiligheidsrisico’s, gezondheidsrisico’s, fysieke belasting, werkdruk, instructies, noodsituaties en organisatorische maatregelen.

Ben je als klein bedrijf ook verplicht om je voor te bereiden op een RI&E?

Werkgevers met werknemers in dienst moeten in principe een RI&E hebben. Daarbij tellen ook stagiairs, uitzendkrachten en vrijwilligers mee. Alleen als alle werknemers samen minder dan 40 uur per week werken, kun je volstaan met een gezondheidsrisico-checklist. Juist bij kleinere organisaties is een goede voorbereiding handig, omdat je met beperkte tijd snel tot een complete en praktische RI&E wilt komen.

Hoe lang duurt voorbereiden op RI&E gemiddeld?

Dat hangt af van de grootte en complexiteit van je bedrijf. Een klein kantoor met beperkte risico’s is meestal sneller voorbereid dan een bedrijf met meerdere functies, fysieke werkzaamheden of verschillende locaties. Hoe completer je documenten en interne informatie zijn, hoe sneller het traject verloopt.

Welke documenten zijn het belangrijkst bij de voorbereiding?

De belangrijkste documenten zijn een eerdere RI&E, incidentregistraties, BHV-informatie, veiligheidsinstructies, gegevens over gevaarlijke stoffen, onderhouds- en keuringsinformatie en een overzicht van functies en werkzaamheden. Daarmee ontstaat snel een goed beeld van bestaande risico’s en maatregelen.

Praktisch starten met voorbereiden op RI&E

Wil je efficiënt aan de slag, begin dan met drie dingen: verzamel je basisdocumenten, beschrijf per functie de belangrijkste werkzaamheden en noteer welke risico’s en maatregelen nu al bekend zijn. Daarmee leg je direct de fundering voor een complete RI&E en een uitvoerbaar Plan van Aanpak.

Voor bedrijven die het proces eenvoudig willen houden, werkt een digitale vragenlijst vaak het snelst. Zeker als je de RI&E wilt laten opstellen en actueel wilt houden, is een gestructureerde voorbereiding de kortste route naar een document dat niet alleen voldoet, maar ook echt bruikbaar is op de werkvloer. Wie eerst de basis wil begrijpen, leest meer over wat een RI&E precies is, daarna over de juiste volgorde van een RI&E en vervolgens een voorbeeld van een plan van aanpak.